Tạo một biểu mẫu PDF trong Acrobat
Nội dung
Tạo một biểu mẫu từ một tài liệu hiện có
Khi bạn chuyển đổi một tài liệu hiện có thành dạng PDF, Acrobat sẽ tự động thêm các trường biểu mẫu tương tác vào biểu mẫu. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa biểu mẫu để thêm các trường biểu mẫu chuyên dụng, chẳng hạn như danh sách thả xuống, hộp danh sách hoặc nút.
A. Trường chữ ký dựa trên chứng chỉ B. Hộp danh sách thả xuống C. Các trường văn bản D. Thanh tin nhắn tự động E. Kiểm tra hộp F. Nút radio G. Hộp danh sách H. Nút
-
Chọn Tools > Prepare Form.
-
Chọn một trong các tùy chọn sau:
Single file: Chuyển đổi một tài liệu điện tử hiện có (, ví dụ: Word, Excel hoặc PDF ) thành một biểu mẫu PDF tương tác.
Scanner: Quét một biểu mẫu giấy và chuyển đổi nó thành một biểu mẫu PDF tương tác.
Create New: Bắt đầu tạo một biểu mẫu từ đầu với một trang trống. -
Nếu bạn muốn người khác ký vào mẫu này, hãy chọn hộp thoại This Document Requires Signatures.
-
Nhấp chuột Start.
Acrobat tạo ra hình thức và mở nó trong Chỉnh sửa mẫu chế độ. Cửa sổ bên phải hiển thị các tùy chọn để chỉnh sửa biểu mẫu. Thanh công cụ chứa các công cụ trường biểu mẫu để thêm các trường bổ sung.
-
Xem lại các trường mẫu Acrobat đã tạo. Thêm các trường bằng cách sử dụng các công cụ trường biểu mẫu trên thanh công cụ. Xóa, thay đổi kích thước hoặc sắp xếp các trường khi cần thiết. Bạn có thể thêm bất kỳ loại trường biểu mẫu nào sau đây:
Add Text field: Thêm văn bản vào tài liệu PDF.
Barcodes: Mã hóa đầu vào từ các trường đã chọn và hiển thị nó dưới dạng mẫu trực quan có thể được giải thích bằng phần mềm giải mã hoặc phần cứng ( có sẵn riêng ).
Buttons: Bắt đầu thay đổi trên máy tính của người dùng, chẳng hạn như mở tệp, phát âm thanh hoặc gửi dữ liệu đến máy chủ web. Các nút này có thể được tùy chỉnh với hình ảnh, văn bản và thay đổi hình ảnh được kích hoạt bởi các hành động của chuột.
Check boxes: Trình bày có hoặc không có lựa chọn cho các mục riêng lẻ. Nếu biểu mẫu chứa nhiều hộp kiểm, người dùng thường có thể chọn bao nhiêu hoặc một vài trong số này tùy thích.
Date field: Cho phép người dùng nhập một ngày trong tài liệu PDF.Trường chữ ký số
Cho phép người dùng ký điện tử một tài liệu PDF có chữ ký số.
Danh sách thả xuống
Cho phép người dùng chọn một mục từ menu bật lên hoặc nhập giá trị. Bạn có thể đặt thuộc tính trường biểu mẫu cho phép người dùng nhập giá trị tùy chỉnh.
Trường hình ảnh
Thêm một trường hình ảnh. Cho phép người dùng duyệt và chọn hình ảnh để thêm vào tài liệu PDF.
Danh sách hộp
Hiển thị danh sách các tùy chọn mà người dùng có thể chọn. Bạn có thể đặt thuộc tính trường biểu mẫu cho phép người dùng Shift-click để chọn nhiều mục trong danh sách.
Nút radio
Trình bày một nhóm các lựa chọn mà từ đó người dùng chỉ có thể chọn một mục. Tất cả các nút radio có cùng tên hoạt động cùng một nhóm.
Các trường văn bản
Đặt văn bản kiểu người dùng, chẳng hạn như tên, địa chỉ hoặc số điện thoại.
-
Để thay đổi văn bản hoặc hình ảnh hiện có, nhấp vào Chỉnh sửa trong thanh công cụ. Tất cả các trường văn bản và hình ảnh được kích hoạt để chỉnh sửa.
Ghi chú:
Nếu bạn không nhìn thấy Chỉnh sửa tùy chọn trên thanh công cụ, cập nhật Acrobat của bạn. Để tự động cập nhật từ Acrobat, chọn Trợ giúp > Kiểm tra cập nhật, và sau đó làm theo các hướng dẫn trong cửa sổ Cập nhật để hoàn tất quy trình cập nhật.
-
Để kiểm tra mẫu của bạn, nhấp vào Xem trước nút trên thanh công cụ. Xem trước một biểu mẫu cho phép bạn xem biểu mẫu giống như cách người nhận biểu mẫu sẽ và cho bạn cơ hội để xác minh biểu mẫu. Nếu bạn đang xem trước một biểu mẫu, bạn có thể nhấp vào Chỉnh sửa nút để quay lại chế độ chỉnh sửa.
-
Khi biểu mẫu của bạn hoàn tất, hãy lưu biểu mẫu, sau đó nhấp vào Đóng nút về phía bên phải của thanh công cụ để đóng chỉnh sửa biểu mẫu.
Tạo biểu mẫu cho Adobe Acrobat Sign
Bạn có thể chuyển đổi một biểu mẫu hiện có thành biểu mẫu Adobe Acrobat Sign hoặc dễ dàng kéo và thả các trường Acrobat Sign vào PDF. Bạn có thể gửi biểu mẫu để điền và ký bằng Acrobat Sign. Không phải tất cả các trường chuyển đổi sang các trường Acrobat Sign, chẳng hạn như Hộp danh sách, Thả xuống, hoặc là Nút lĩnh vực. Bạn có thể thêm các trường Acrobat Sign bổ sung từ thanh công cụ.
-
Mở tệp PDF bạn muốn chuyển đổi thành biểu mẫu Dấu hiệu Acrobat.
-
Chọn Công cụ > Chuẩn bị mẫu.
-
Nhấp chuột Bắt đầu.
Acrobat tạo ra hình thức và mở nó trong Chỉnh sửa mẫu chế độ. Cửa sổ bên phải hiển thị các tùy chọn để chỉnh sửa biểu mẫu. Thanh công cụ chứa các công cụ trường biểu mẫu để thêm các trường bổ sung.
-
Trong khung bên phải, nhấp vào Hơn nữa và sau đó chọn Chuyển đổi sang biểu mẫu ký Acrobat.
-
Khi được cảnh báo rằng Acrobat xóa các trường biểu mẫu mà Acrobat Sign không hỗ trợ, nhấp vào Tiếp theo, và sau đó trong cảnh báo tiếp theo, nhấp vào ĐỒNG Ý.
-
Để thêm một trường vào biểu mẫu, chọn biểu tượng của nó trên thanh công cụ. Định vị con trỏ nơi bạn muốn đặt trường và nhấp để chèn nó.
Khi tạo hoặc chỉnh sửa biểu mẫu Dấu hiệu Acrobat, thanh công cụ sẽ hiển thị các trường biểu mẫu cụ thể của Acrobat Sign. -
Đặt tên cho trường và chỉ định ai sẽ điền nó vào hoặc ký tên. Để đặt các thuộc tính của nó, chẳng hạn như màu đường viền, tô màu, phông chữ và kích thước kiểu chữ, bấm đúp vào trường.
Khi bạn đặt trường Acrobat Sign đầu tiên, bạn có thể đặt tên cho nó và chỉ định ai sẽ ký hoặc điền vào trường. -
Để xem trước các thay đổi của bạn, nhấp vào Xem trước ở góc trên bên phải. Nhấp chuột Chỉnh sửa ở góc trên bên phải để chuyển về chế độ chỉnh sửa.
-
Lưu mẫu.
Cho phép người dùng Reader lưu biểu mẫu dữ liệu
Thông thường, người dùng Acrobat Reader và trước đó có thể lưu các bản sao đầy đủ của các biểu mẫu mà họ hoàn thành. Tuy nhiên, bạn có thể mở rộng quyền của PDF để cho phép những người dùng này lưu dữ liệu biểu mẫu. Nếu bạn có Acrobat Pro, bạn có thể bao gồm các khả năng bổ sung cho người dùng Acrobat Reader, chẳng hạn như thêm văn bản vào các biểu mẫu không tương tác.
Ghi chú:
Không giống như các phiên bản trước của Reader, Reader XI và các phiên bản Reader cao hơn bao gồm cả Thêm văn bản công cụ và khả năng lưu dữ liệu biểu mẫu. Người dùng Acrobat có thể nhập các biểu mẫu không điền, thêm nhận xét và ký tên kỹ thuật số mà không cần mở rộng các quyền đặc biệt.
-
Mở một tệp PDF hoặc xem trước một thành phần PDF trong Danh mục đầu tư PDF.
-
Nếu bạn đang chỉnh sửa biểu mẫu, nhấp vào biểu tượng chéo bên cạnh nút Xem trước ở góc trên bên phải.
-
Chọn Tập tin > Lưu như khác > Trình đọc PDF mở rộng, và chọn một trong các tùy chọn sau:
Cho phép bình luận & đo lường
( Acrobat Pro ) Cho phép người dùng thêm nhận xét hoặc truy cập Dữ liệu đối tượng, Đo lường, và Công cụ không gian địa lý.
Bật thêm Công cụ ( bao gồm điền vào biểu mẫu và lưu )
Cho phép người dùng lưu dữ liệu mà họ đã nhập vào các biểu mẫu tương tác hoặc có thể điền được.
Lưu ý về việc lưu các biểu mẫu điền tại địa phương
Cả Acrobat Standard và Acrobat Pro đều cho phép người dùng Adobe Reader 8 trở lên điền và lưu các biểu mẫu PDF cục bộ. Lưu ý hai điểm sau về việc sử dụng khả năng Tiện ích mở rộng của Trình đọc để lưu cục bộ các biểu mẫu PDF ( được gọi tài liệu mở rộng):
Số lượng tài liệu mở rộng được triển khai
Một khách hàng của Acrobat Standard hoặc Acrobat Pro có thể gửi một tài liệu mở rộng đến số lượng người nhận không giới hạn để họ điền vào. Ví dụ: một khách hàng của Acrobat có thể đăng một mẫu biểu mẫu trống trên một trang web cho phép người dùng điền và lưu các biểu mẫu PDF cục bộ. Một số lượng không giới hạn mọi người có thể truy cập vào mẫu. Ngoài ra, khách hàng của Acrobat có thể thu thập số lượng phản hồi không giới hạn từ biểu mẫu điền vào.
Số lượng người nhận tài liệu mở rộng
Một khách hàng của Acrobat Standard hoặc Acrobat Pro có thể gửi một tài liệu mở rộng đến số lượng người nhận không giới hạn. Khách hàng của Acrobat có thể gửi số lượng bản sao không giới hạn của tài liệu mở rộng đến số lượng người nhận không giới hạn và thu thập số lượng phản hồi không giới hạn từ biểu mẫu điền vào.
Thêm JavaScript vào biểu mẫu
Ngôn ngữ JavaScript cho phép bạn tạo các trang web tương tác. Adobe đã tăng cường JavaScript để bạn có thể dễ dàng tích hợp tính tương tác vào các biểu mẫu PDF. Việc sử dụng phổ biến nhất cho JavaScript trong các biểu mẫu Acrobat là định dạng, tính toán, xác thực dữ liệu và gán một hành động. Trong Windows, bạn cũng có thể định cấu hình các biểu mẫu Adobe PDF để kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu bằng Kết nối cơ sở dữ liệu mở ( ODBC ).
Ghi chú:
Nếu bạn đang tạo các biểu mẫu động, hãy nhớ rằng Acrobat Reader không hỗ trợ một số JavaScript tùy chỉnh. Biểu mẫu có thể không hoạt động chính xác khi được xem trong Acrobat Reader trừ khi quyền sử dụng bổ sung được thêm vào PDF.
Phân phối biểu mẫu ( gửi ) cho người nhận
Phân phối biểu mẫu PDF hoặc web
Sau khi bạn tạo một biểu mẫu, bạn chọn một phương thức để gửi nó cho người nhận.
-
Nhấp chuột Phân phối ở góc dưới bên phải của khung bên phải.
-
Một loạt các tin nhắn có thể xuất hiện, tùy thuộc vào các điều kiện Acrobat phát hiện trong biểu mẫu của bạn. Đáp ứng các hướng dẫn trên màn hình khi cần thiết và lưu biểu mẫu.
-
Chọn một phương pháp phân phối và thu thập:
Email
Thu thập phản hồi trong hộp thư đến email của bạn.
Máy chủ nội bộ
Phân phối và thu thập phản hồi trên một máy chủ nội bộ như Chia sẻ hoặc Thư mục mạng.
-
Nhấp chuột Tiếp tục và làm theo các hướng dẫn trên màn hình để phân phối biểu mẫu.
-
Nếu bạn chọn thu thập phản hồi trong hộp thư đến email của mình, làm một trong những điều sau đây:
- Nhập địa chỉ email được phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc nhấp vào dấu chấm phẩy Đến nút để chọn địa chỉ email từ sổ địa chỉ của bạn.
- Chỉnh sửa tin nhắn mặc định.
- Chọn tùy chọn Thu thập tên và email từ người nhận để cung cấp theo dõi tối ưu. Hệ thống nhắc người nhận cung cấp tên và địa chỉ email của họ khi họ gửi biểu mẫu. Điều này đảm bảo rằng trong Tracker, bạn sẽ thấy chính xác ai đã và chưa trả lời, và khi nào.
- Bỏ chọn tùy chọn nếu bạn muốn nhận các bài nộp ẩn danh hoặc bạn không quan tâm đến mức độ theo dõi đó.
Ghi chú:
Nếu bạn không biết địa chỉ email của người nhận, hãy nhập địa chỉ email riêng. Hệ thống gửi cho bạn một liên kết đến biểu mẫu, trong đó bạn có thể gửi email cho người nhận theo ý muốn.
Để theo dõi trạng thái của biểu mẫu phân tán, nhấp vào Theo dõi ở góc dưới bên phải của khung bên phải.
Phân phối biểu mẫu Adobe Acrobat Sign
Sau khi bạn tạo biểu mẫu Dấu hiệu Acrobat, bạn có thể sử dụng dịch vụ Dấu hiệu Acrobat để gửi nó đến người nhận để điền và ký.
-
Nhấp chuột Gửi chữ ký ở góc dưới bên phải của khung bên phải.
-
Nhấp chuột Sẵn sàng gửi. Tài liệu được tải lên Adobe Document Cloud.
-
Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn ký tài liệu của bạn. Thêm một tin nhắn nếu muốn.
-
Nhấp chuột Gửi.
Bạn nhận được email từ Acrobat Sign, trong đó nêu rõ rằng các tài liệu được gửi đến người dùng đầu tiên để xin chữ ký. Người dùng đầu tiên cũng nhận được email để ký tài liệu. Khi người dùng thêm chữ ký của mình vào trường Chữ ký, rồi bấm vào Nhấn vào đây để ký nút, tài liệu được gửi đến người dùng tiếp theo để ký và cứ thế.
Mọi người đều nhận được một bản sao của tài liệu đã ký và tệp được lưu trữ an toàn trong Adobe Document Cloud.
Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn. Tech360 chúc các bạn thành công!
