Thao tác trên biểu mẫu PDF trong Acrobat

Nội dung

Điền thông tin vào biểu mẫu

Không phải tất cả các hình thức biểu mẫu đều có thể điền. Đôi khi, những người tạo mẫu xong chuyển đổi PDF của họ thành tương tác biểu mẫu có thể điền. Hoặc, họ cố tình thiết kế một biểu mẫu mà bạn chỉ có thể điền bằng tay hoặc bằng công cụ Fill & Sign. Các hình thức không tương tác này được gọi là flat forms (biểu mẫu phẳng).

Các hình thức tương tác trong Acrobat Reader — Dạng có thể điền tương tác trong Acrobat Reader: Đánh dấu nơi bạn nên gõ

Hình thức phẳng trong Acrobat Reader — Dạng phẳng không tương tác trong Acrobat Reader: Sử dụng các công cụ Điền & Ký để thêm văn bản và các ký hiệu khác ở mọi nơi trên biểu mẫu

Điền vào các biểu mẫu tương tác

An tương tác biểu mẫu chứa các trường mà bạn có thể chọn hoặc điền vào.

Dạng tương tác trong Acrobat — Hình thức điền tương tác

A. Thanh thông báo màu tím cho biết sự hiện diện của các trường có thể điền. B. Khi nhấp vào, cho thấy nơi tồn tại các trường có thể điền.

Nếu cần, chọn một trong hai Hand Tool hoặc Select Tool từ menu ngữ cảnh của trang.

Con trỏ thay đổi thành một biểu tượng khác khi bạn di chuyển nó qua một trường. Ví dụ Hand công cụ thay đổi thành chùm tia I khi bạn có thể nhập văn bản vào trường biểu mẫu. Một số trường văn bản là động, có nghĩa là chúng tự động thay đổi kích thước để phù hợp với lượng dữ liệu bạn nhập và có thể trải dài trên các trang.
Chọn bất cứ nơi nào trong biểu mẫu để truy cập các tùy chọn, chẳng hạn như các nút radio. Chọn bên trong một trường văn bản để gõ.

Nhấn Tab để di chuyển về phía trước hoặc Shift + Tab để di chuyển về phía sau.
Khi kết thúc, gửi biểu mẫu để gửi dữ liệu đến máy chủ hoặc tạo email để gửi dữ liệu.

Điền vào biểu mẫu phẳng với các công cụ Fill & Sign

Mở biểu mẫu phẳng trên trình duyệt

Một cách phổ biến để xem biểu mẫu PDF là trong trình duyệt web, ví dụ, khi bạn theo một liên kết trên trang web. Nếu biểu mẫu không chứa các trường tương tác, bạn có thể sử dụng các công cụ Fill & Sign để điền vào biểu mẫu. Lưu biểu mẫu trên máy tính của bạn và sau đó mở trực tiếp trong Acrobat hoặc Acrobat Reader.

Lưu biểu mẫu, mở trong Acrobat hoặc Acrobat Reader, sau đó chọn Tools > Fill & Sign.

Các tùy chọn để làm việc trên biểu mẫu

Key	Result
Tab hoặc Shift + Tab	Chấp nhận gõ và di chuyển sang trường tiếp theo
Mũi tên lên / trái	Chọn nút radio trước đó trong một nhóm
Mũi tên xuống / phải	Chọn nút radio tiếp theo
Esc	Từ chối và bỏ chọn trường mẫu.
Esc (nhấn hai lần)	Thoát khỏi chế độ Toàn màn hình
Enter hoặc Return (trường văn bản một dòng)	Chấp nhận trường gõ và bỏ chọn
Enter hoặc Return (trường văn bản đa dòng)	Tạo trả về đoạn trong cùng một trường mẫu
Enter hoặc Return (hộp kiểm)	Bật hoặc tắt hộp kiểm
Enter(bàn phím)	Chấp nhận gõ và bỏ chọn trường biểu mẫu hiện tại
( Windows ) Ctrl + Tab	Chèn tab vào trường văn bản
( Mac ) Alt + Tab	Chèn tab vào trường văn bản

Biểu mẫu tự động hoàn thành (Auto-Complete)

Auto-Complete – tính năng lưu trữ bất kỳ mục nào bạn nhập trong trường biểu mẫu tương tác. Tự động hoàn thành sau đó gợi ý hoặc thậm chí tự động nhập các phản hồi phù hợp với kiểu gõ của bạn trong các trường biểu mẫu khác. Các đề xuất xuất hiện trong menu bật lên, từ đó bạn có thể chọn một trận đấu. Các Tự động hoàn thành tính năng bị tắt theo mặc định, vì vậy bạn phải bật nó trong tùy chọn biểu mẫu nếu bạn muốn sử dụng nó.

Để xóa một mục từ Tự động hoàn thành bộ nhớ, chẳng hạn như một mục nhập sai chính tả mà bạn đã tìm thấy và sửa chữa sau đó, chỉnh sửa danh sách trong các tùy chọn.

Ghi chú: Các tùy chọn biểu mẫu áp dụng cho cách ứng dụng xử lý các biểu mẫu mở khi bạn làm việc. Các tùy chọn aren được lưu với các biểu mẫu PDF.

Bật tùy chọn Tự động hoàn thành (Auto-Complete)

Từ menu hamburger, chọn Preferences ( Windows ® ) hoặc chọn Acrobat / Acrobat Reader > Preferences ( macOS ).
Trong hộp thoại Preferences, chọn Forms như thể loại ưu tiên.
Dưới Auto-Complete, chọn Basic hoặc Advanced từ thực đơn.
Chọn Remember Numerical Data nếu bạn muốn Auto-Complete bộ nhớ để lưu trữ số mà bạn nhập vào biểu mẫu.

Xóa một mục khỏi bộ nhớ Tự động hoàn thành

Mở hộp thoại Preferences.
Chọn Forms bên trái.
Nhấp chuột Forms dưới Auto-Complete.
Trong Auto-Complete Entry List hộp thoại, làm một trong những điều sau đây, và sau đó chọn Yes xác nhận:
- Để xóa tất cả các mục, chọn Remove All.
- Để xóa một số mục, chọn các mục và nhấp vào Remove.

Thay đổi biểu mẫu phẳng thành có thể điền ( Acrobat Pro )

Bạn có thể thay đổi một hình thức phẳng thành một hình thức có thể điền bằng cách sử dụng Prepare Form công cụ hoặc cho phép Fill & Sign dụng cụ. Người dùng Acrobat và Acrobat Reader có thể sử dụng công cụ Fill & Sign để điền vào các biểu mẫu phẳng.

Để kích hoạt công cụ Fill & Sign, từ menu hamburger (Tập tin menu trong macOS ) chọn Save As Other > Acrobat Reader Extended PDF > Enable More Tools (includes Form Fill-in & Save).

Các công cụ chỉ được kích hoạt cho hình thức hiện tại. Khi bạn tạo một biểu mẫu khác, hãy làm lại tác vụ này để cho phép người dùng Acrobat Reader sử dụng các công cụ.

Lưu biểu mẫu

Để lưu mẫu đã điền, chọn Save As từ menu hamburger (File > Save As trong macOS ) và đổi tên tệp.
Để xóa các tính năng Acrobat Reader mở rộng, chọn Save A Copy (File > Save A Copy in macOS).
Để cho phép người dùng Acrobat Reader lưu dữ liệu họ đã nhập, hãy chọn một trong những điều sau tùy thuộc vào hệ điều hành của bạn:Windows®: Save As Other > Acrobat Reader Extended PDF > Enable More Tools (Includes Form Fill-in & Save)
macOS: File > Save As Other > Acrobat Reader Extended PDF > Enable More Tools (Includes Form Fill-in & Save).

In biểu mẫu

Chọn Print nút , hoặc chọn In từ menu hamburger (File > Print in macOS).
Chọn một máy in thích hợp trong hộp thoại Print.
Trong menu Comments And Forms, chọn một trong những điều sau đây, và sau đó chọn OK:
- ( Dạng tương tác hoặc phẳng ) Để in biểu mẫu và các mục nhập đã nhập, chọn Document. Tùy chọn này in văn bản mà bạn đã gõ bằng cách sử dụng Add text.
- ( Hình thức tương tác hoặc phẳng ) Để in biểu mẫu, các mục nhập được nhập và bất kỳ nhận xét nào về biểu mẫu, chọn Document And Markups. Tùy chọn này in văn bản mà bạn đã gõ bằng cách sử dụng dụng cụ Add Text.
- ( Biểu mẫu tương tác chỉ ) Để chỉ in các mục nhập đã nhập chứ không phải bản thân biểu mẫu, chọn Form Fields Only.

Xóa các mục mẫu chưa lưu

Chọn Tools > Prepare a form. Trong Lĩnh vực bảng điều khiển bên, chọn Clear Formtừ menu Tùy chọn.

Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn. Tech360 chúc các bạn thành công!

Acrobat