Tạo liên kết và tệp đính kèm PDF trong Acrobat

Tạo một liên kết

Tạo liên kết và tệp đính kèm PDF trong Acrobat – Các liên kết cho phép bạn chuyển đến các vị trí khác trong cùng một tài liệu, tới các tài liệu điện tử khác bao gồm tệp đính kèm hoặc tới các trang web. Bạn có thể sử dụng các liên kết để bắt đầu hành động hoặc để đảm bảo rằng người đọc của bạn có quyền truy cập ngay vào thông tin liên quan. Bạn cũng có thể thêm các hành động để phát tệp âm thanh hoặc phim.

Tạo liên kết bằng công cụ Liên kết

• 1. Chọn Tools > Edit PDF > Link > Add or Edit. Con trỏ trở thành hình chữ thập và mọi liên kết hiện có trong tài liệu, kể cả các liên kết vô hình, đều tạm thời hiển thị.
• 2. Kéo hình chữ nhật nơi bạn muốn tạo liên kết. Đây là khu vực mà liên kết đang hoạt động.
• 3. Trong hộp thoại Create Link, chọn các tùy chọn bạn muốn cho giao diện liên kết.
• 4. Chọn một trong các hành động liên kết sau:
• Go To A Page View
• Bấm vào Tiếp theo để đặt số trang và chế độ xem phóng to mà bạn muốn trong tài liệu hiện tại hoặc trong một tài liệu khác (chẳng hạn như tệp đính kèm), rồi bấm vào Set Link.
   
• Open A File
• Chọn tệp đích và nhấp vào Chọn. Nếu tệp là PDF, hãy chỉ định cách mở tài liệu (ví dụ: trong cửa sổ mới hoặc trong cửa sổ hiện có), sau đó bấm OK.
   
• Note: Nếu tên tệp quá dài để vừa với hộp văn bản, phần giữa của tên sẽ bị cắt bớt.
   
• Open A Web Page
• Cung cấp URL của trang web đích.
• Custom Link
• Bấm tiếp để mở hộp thoại Link Properties. Trong hộp thoại này, bạn có thể đặt bất kỳ hành động nào, chẳng hạn như đọc một bài viết hoặc thực hiện lệnh menu, để được liên kết với liên kết.

Chỉnh sửa một liên kết

Bạn có thể chỉnh sửa liên kết bất cứ lúc nào. Bạn có thể thay đổi khu vực điểm phát sóng hoặc hành động liên kết được liên kết, xóa hoặc thay đổi kích thước hình chữ nhật liên kết hoặc thay đổi đích của liên kết. Việc thay đổi thuộc tính của liên kết hiện tại chỉ ảnh hưởng đến liên kết hiện được chọn. Nếu liên kết không được chọn, các thuộc tính sẽ áp dụng cho liên kết tiếp theo mà bạn tạo.

Note: Bạn có thể thay đổi thuộc tính của một số liên kết cùng một lúc nếu bạn kéo hình chữ nhật để chọn chúng bằng công cụ Link hoặc công cụ Select Object.

Di chuyển hoặc thay đổi kích thước hình chữ nhật liên kết

• 1. Chọn công cụ Add hoặc Edit liên kết (Tools > Edit PDF > Link > Add or Edit).
• 2. Di chuyển con trỏ qua hình chữ nhật liên kết để các chốt điều khiển xuất hiện.
• 3. Làm một điều trong số sau đây:
   
  • Để di chuyển hình chữ nhật liên kết, hãy kéo nó.
  • Để thay đổi kích thước hình chữ nhật liên kết, hãy kéo bất kỳ điểm góc nào.

Thay đổi diện mạo của một liên kết

• 1. Chọn công cụ Add hoặc Edit liên kết (Tools > Edit PDF > Link > Add or Edit).
• 2. Bấm đúp vào hình chữ nhật liên kết.
• 3. Trong tab Giao diện của hộp thoại Link Properties, chọn màu, độ dày đường và kiểu đường cho liên kết.
• 4. Chọn kiểu đánh dấu khi liên kết được chọn:
• None
• Không thay đổi sự xuất hiện của liên kết.
• Invert
• Thay đổi màu của liên kết thành màu ngược lại.
• Outline
• Thay đổi màu đường viền của liên kết thành màu đối diện.
• Inset
• Tạo ra diện mạo của một hình chữ nhật dập nổi.
   
• Note: Các tùy chọn Type, Color, và Line Style không khả dụng nếu Vô hình được chọn cho Appearance.
• 5. Chọn Invisible Rectangle cho Link Type nếu bạn không muốn người dùng nhìn thấy liên kết trong PDF. Liên kết vô hình sẽ hữu ích nếu liên kết nằm trên một hình ảnh.
• 6. Chọn tùy chọn Locked nếu bạn muốn ngăn người dùng vô tình thay đổi cài đặt của mình.
• 7. Để kiểm tra liên kết, chọn công cụ Hand.
   
• Note: Thuộc tính liên kết trong hộp thoại Create Link áp dụng cho tất cả các liên kết mới mà bạn tạo cho đến khi bạn thay đổi thuộc tính. Để sử dụng lại cài đặt giao diện cho một liên kết, hãy bấm chuột phải vào liên kết có thuộc tính bạn muốn sử dụng làm mặc định và chọn Sử dụng giao diện hiện tại làm mặc định mới.

Chỉnh sửa hành động liên kết

• 1. Chọn công cụ Add hoặc Edit liên kết (Tools > Edit PDF > Link > Add or Edit).
• 2. Bấm đúp vào hình chữ nhật liên kết.
• 3. Trong tab Hành động của hộp thoại Link Properties, chọn hành động được liệt kê mà bạn muốn thay đổi và nhấp vào Edit.

Xóa một liên kết

• 1. Chọn công cụ Add hoặc Edit liên kết (Tools > Edit PDF > Link > Add or Edit).
• 2. Chọn hình chữ nhật liên kết bạn muốn xóa.
• 3. Chọn Edit > Delete hoặc nhấn phím Delete.

Liên kết tới tệp đính kèm

Bạn có thể hướng người dùng tới tệp đính kèm PDF bằng cách tạo liên kết trong tài liệu PDF gốc để chuyển tới tệp đính kèm.

Note: Đừng nhầm lẫn tệp đính kèm với tệp có thể mở được từ liên kết. Các tài liệu được liên kết có thể được lưu trữ ở các vị trí khác nhau; tệp đính kèm luôn được lưu cùng với tệp PDF.

• 1. Mở tệp PDF có chứa tệp đính kèm PDF.
• 2. Đi tới nơi bạn muốn tạo liên kết. Nếu vị trí đó nằm trong phần đính kèm tệp, hãy bấm vào nút Phần đính kèm trong ngăn điều hướng, chọn tệp đính kèm và bấm đúp.
• 3. Chọn Tools > Edit PDF > Link > Add or Edit và chọn khu vực cho liên kết.
• 4. Trong hộp thoại Create Link, đặt giao diện liên kết, chọn Go to a page view rồi nhấp vào Next.
• 5. Đặt số trang và chế độ xem phóng đại mà bạn muốn, trong tài liệu PDF gốc hoặc trong tệp đính kèm, sau đó nhấp vào Set Link.

Điểm đến

Đích là điểm cuối của liên kết và được thể hiện bằng văn bản trong bảng Đích. Đích cho phép bạn đặt đường dẫn điều hướng trên một bộ sưu tập các tệp PDF. Nên liên kết đến đích khi liên kết giữa các tài liệu vì, không giống như liên kết đến một trang, liên kết đến đích không bị ảnh hưởng bởi việc thêm hoặc xóa các trang trong tài liệu đích.

Xem và quản lý đích đến

Quản lý điểm đến từ bảng Destinations trong ngăn điều hướng.

Xem điểm đến

• 1. Chọn View > Show/Hide > Navigation Panes > Destinations. Tất cả các điểm đến đều được quét tự động.

Sắp xếp danh sách điểm đến

• 1. Làm một điều trong số sau đây:
   
  • Để sắp xếp tên điểm đến theo thứ tự bảng chữ cái, hãy nhấp vào nhãn Tên ở đầu bảng Destinations.
  • Để sắp xếp đích đến theo số trang, hãy nhấp vào nhãn Page ở đầu bảng Destinations.

Thay đổi hoặc xóa điểm đến

• 1. Trong bảng Destinations, nhấp chuột phải vào đích và chọn lệnh:
   
  • Để di chuyển tới vị trí mục tiêu chọn Go To Destination.
  • Để xóa đích đến, hãy chọn Delete.
  • Để đặt lại mục tiêu của đích đến trang được hiển thị, hãy chọn Set Destinations.
  • Để đặt tên khác cho đích, hãy chọn Rename.

Tạo và liên kết một điểm đến

Bạn có thể tạo liên kết đến đích trong cùng một tệp PDF hoặc tệp PDF khác.

• 1. Trong tài liệu đích (đích), chọn View > Show/Hide >Navigation Panes > Destinations. Nếu tài liệu đã bao gồm đích mà bạn muốn liên kết tới, hãy chuyển sang bước 5.
• 2. Điều hướng đến vị trí bạn muốn tạo đích đến và đặt chế độ xem mong muốn.
• 3. Trong bảng Destinations, chọn Destinations mới từ menu tùy chọn và đặt tên cho điểm đến.
• 4. Lưu tài liệu đích.
• 5. Trong tài liệu nguồn (nơi bạn muốn tạo liên kết), chọn Tools > Edit PDF > Link > Add or Edit và kéo hình chữ nhật để chỉ định vị trí cho liên kết.
• 6. Trong hộp thoại Create Link, đặt giao diện liên kết, chọn Go to a page view rồi nhấp vào Next.
• 7. Trong tài liệu đích, trong bảng Đích, bấm đúp vào đích.
• 8. Lưu tài liệu nguồn.

Thêm tệp đính kèm

Bạn có thể đính kèm tệp PDF và các loại tệp khác vào tệp PDF. Nếu bạn di chuyển tệp PDF đến vị trí mới, các tệp đính kèm sẽ di chuyển theo vị trí đó. Tệp đính kèm có thể bao gồm các liên kết đến hoặc từ tài liệu gốc hoặc tới các tệp đính kèm khác.

Đừng nhầm lẫn nhận xét đính kèm với tệp đính kèm. Tệp được đính kèm dưới dạng nhận xét sẽ xuất hiện trên trang có biểu tượng File Attachment hoặc biểu tượng Sound Attachment và trong Comments List cùng với các nhận xét khác. (See Add comments in a file attachment).

1. Chọn Tools > Edit PDF > More > Attach File.
2. Trong hộp thoại Add File, chọn tệp bạn muốn đính kèm và bấm Mở.
   Note: Nếu bạn đính kèm các định dạng tệp EXE, VBS hoặc ZIP, Acrobat sẽ cảnh báo bạn rằng nó sẽ không mở tệp sau khi được đính kèm vì định dạng này có liên quan đến các chương trình, macro và virus độc hại có thể làm hỏng máy tính của bạn.
3. Để làm cho phần đính kèm có thể xem được trong Acrobat 5.0 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
   

• Chọn View > Show/Hide > Navigation Panes > Attachments và chọn Show Attachments By Default từ menu tùy chọn  (được chọn theo mặc định).
• Chọn File > Properties, click the Initial View, chọn Attachments Panel And Page từ menu Navigation Tab và nhấp OK.

4. Lưu tệp PDF.
   5. (Tùy chọn) Để thêm mô tả vào tệp đính kèm giúp phân biệt giữa các tệp tương tự trong bảng Attachments, hãy chọn tệp đính kèm và từ menu tùy chọn, chọn Edit Description. Chỉnh sửa văn bản mô tả và sau đó lưu tệp.

Mở, lưu hoặc xóa phần đính kèm

Bạn có thể mở tệp đính kèm PDF và thực hiện các thay đổi đối với tệp đó—nếu bạn có quyền—và các thay đổi của bạn sẽ được áp dụng cho tệp đính kèm PDF.

Đối với các loại tệp đính kèm khác, bạn có tùy chọn mở hoặc lưu tệp. Việc mở tệp sẽ khởi động ứng dụng xử lý định dạng tệp của phần đính kèm—bạn phải có ứng dụng đó để mở phần đính kèm.

Note: Acrobat không mở các định dạng tệp EXE, VBS và ZIP vì các định dạng này có liên quan đến các chương trình độc hại, macro và vi-rút có thể làm hỏng máy tính của bạn.

• 1. Để mở bảng Attachments, hãy chọn View > Show/Hide > Navigation Panes > Attachments.
• 2. Trong bảng Attachments, chọn Search Attachments.
• 3. Bấm vào biểu tượng thích hợp để mở tệp đính kèm trong ứng dụng gốc, lưu tệp đính kèm hoặc xóa tệp đó:
  Tìm kiếm trong tệp đính kèm

Khi tìm kiếm các từ hoặc cụm từ cụ thể, bạn có thể đưa các tệp PDF đính kèm cũng như một số loại tệp khác vào tìm kiếm. Người dùng Windows có thể tìm kiếm các tài liệu Microsoft Office (chẳng hạn như .doc, .xls và .ppt), các định dạng tệp bản vẽ AutoCAD (.dwg và .dwf), tệp HTML và tệp Định dạng văn bản đa dạng thức (.rtf). Người dùng Mac OS có thể tìm kiếm các tệp Microsoft Word (.doc), HTML và .rtf. Kết quả tìm kiếm từ tệp đính kèm xuất hiện trong danh sách Kết quả bên dưới tên và biểu tượng tệp đính kèm. Các tệp đính kèm ở các định dạng khác sẽ bị công cụ tìm kiếm bỏ qua.

Note: Để kích hoạt tìm kiếm tệp Microsoft và AutoCAD, phải cài đặt IFilters phù hợp với loại tệp. IFilters thường được cài đặt cùng với các ứng dụng của chúng nhưng cũng có thể được tải xuống từ các trang web của sản phẩm.

Tìm kiếm tệp đính kèm từ bảng Attachments

• 1. Để mở bảng Attachments, hãy chọn View > Show/Hide > Navigation Panes > Attachments.
• 2. Trong bảng Attachments, nhấp vào Search Attachments.
• 3. Trong cửa sổ Search, nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm kiếm, chọn tùy chọn kết quả bạn muốn, rồi bấm Search Attachments.

Tìm kiếm tệp đính kèm từ cửa sổ tìm kiếm

• 1. Chọn Edit > Advanced Search.
• 2. Nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm kiếm và chọn tùy chọn kết quả bạn muốn.
• 3. Bấm vào Show More Options ở cuối cửa sổ rồi chọn Include Attachments.